Factory Smart Forms & Checklists – Solutions for the digital age

New Ocean Information System

2010 - 2021, hơn một thập niên phát triển ngành công nghệ thông tin cũng là hơn một thập kỷ phát triển của New Information Ocean System (New Ocean IS). Đi đầu xu hướng, cập nhật nhanh chóng, ứng dụng thông minh là điều mà mọi người nhắc đến khi nói về New Ocean IS. Đưa sự phát triển của công nghệ hiện đại vào các lĩnh vực sản xuất, New Ocean IS trở thành đơn vị cung cấp các gói giải pháp hỗ trợ tối ưu phát triển doanh nghiệp, có thể kể đến các dự án như Supply Chain, Traceability, Warehouse Management… Với hơn 70+ đối tác lớn như Vinamilk, Dutch LaDy, Amway, Nestle, P&G, HTL... New Ocean IS tạo nên thương hiệu của riêng mình đi từ nền tảng cốt lõi nhất - chất lượng sản phẩm của chúng tối và giá trị nhận lại của khách hàng.

2 năm tính từ thời điểm dịch Covid-19 bùng phát, không chỉ nền kinh tế của Việt Nam mà nền kinh tế toàn thế giới đều chịu ảnh hưởng vô cùng sâu sắc. Biến đổi liên tục của thị trường, yếu tố khách quan tác động đòi hỏi giờ đây các doanh nghiệp phải có những lối đi phù hợp với bối cảnh thị trường. Giai đoạn hậu Covid sẽ là thời điểm vực dậy, tiếp tục, duy trì và phát triển của các doanh nghiệp. Câu chuyện làm sao để tiết kiệm được nguồn vốn, đầu tư phát triển đúng người, đúng việc, đúng vật, tích hợp các giai đoạn tạo hệ thống tự động, loại bỏ những quá trình dư thừa... là hết sức quan trọng. Nắm bắt được định hướng này, New Ocean IS cho ra mắt gói giải pháp Factory Smart Forms & Checklists. Đây là gói giải pháp giúp quản lý doanh nghiệp, phục vụ đa ngành (đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất) trực tuyến. Được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây Microsoft Azure, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) hướng đến khách hàng toàn cầu, đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất với đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình.

Smart Form. Souce: nois.vn

Quy trình quản lý truyền thống

 Quản lý hiệu quả là quá trình nòng cốt giúp hệ thống hoạt động nhịp nhàng, sản xuất hiệu quả, sản phẩm đạt chất lượng tối ưu. Thế nhưng để tìm ra một phương thức quản lý đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của doanh nghiệp là điều không dễ dàng. Tại các doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý dây chuyền sản xuất vẫn còn đang theo hướng truyền thống.

 Ghi chép, tính toán và xử lý các thông số, dữ liệu bằng giấy tờ hay phần mềm Excel… Quá trình nhập liệu thực hiện thủ công đem lại sự chính xác không cao. Lại dễ dẫn đến nguy cơ “xoay vòng”, khi bạn nhập liệu hoàn thiện thì trên thực tế sản xuất đã có những thông số mới. Chi phí cho đội ngũ nhân viên nhập liệu cũng không hề nhỏ.

 Quy trình làm việc, vận hành phụ thuộc nhiều thủ tục, giấy tờ, chứng từ. Trên thực tế đây là quy trình tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp. Các văn phòng phẩm như giấy, bút, mực in, ghim bấm.. tính đơn vị theo tháng, theo năm sẽ có mức chi phí rất cao.

 Khi xảy ra lỗi trong quá trình sản xuất rất khó để truy vết.

 Quản lý, báo cáo qua nhiều cấp bậc, tốn thời gian và đôi khi chưa thực sự hiệu quả.

Smart Form. Souce: nois.vn

Vậy thời điểm hiện tại và xa hơn nữa trong tương lai, doanh nghiệp cùng nhà điều hành hướng đến mục tiêu nào trong quản lý?

 Phát triển cùng với công nghệ kỹ thuật hiện đại là bước đi tất yếu và thông minh. Đứng ngoài xu hướng này nghĩa là bạn đang tự đẩy doanh nghiệp của mình đi vào “lạc hậu”. Đã đến lúc nên loại bỏ các thủ tục, giấy tờ, chứng từ không cần thiết. Tiến hành số hóa những quy trình thủ công tốn kém thời gian và nhân lực thành các định dạng kỹ thuật số. Đầu tư vào công nghệ hiện đại sẽ là bước đi đúng đắn, hiệu quả và tiết kiệm rất nhiều chi phí.

 Là một nhà điều hành doanh nghiệp, khối lượng công việc hàng ngày rất lớn, nhà lãnh đạo nên quản lý thế nào để vừa có thể tiết kiệm được thời gian vừa đạt được hiệu quả quản lý? Công nghệ 4.0 và Smart Forms sẽ giúp bạn thực hiện được điều này.

 Theo dõi hoạt động từ xa, không cần thiết phải đến trực tiếp nhà máy sản xuất nhưng bạn vẫn muốn kiểm soát tổng thể rõ ràng đồng thời đi sâu vào chi tiết cụ thể mọi quy trình sản xuất? Smart Forms - khi suy nghĩ thành hiện thực. Giờ đây bạn chỉ cần ngồi tại văn phòng công ty, nhà riêng hoặc bất cứ đâu và một thiết bị điện tử thông minh, các quy trình sản xuất hoạt động tại nhà máy đều nằm trong tầm tay.

Factory Smart Forms & Checklists là gì?

Factory Smart Forms & Checklists(FASF) là một loại Smart Forms (Biểu mẫu điện tử) được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây Microsoft Azure và Power BI của New Ocean IS.

Ngay từ những ngày đầu phát triển sản phẩm, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) đã được định hướng là “cánh tay nối dài của khách hàng”. Gói giải pháp Smart Forms ra đời đưa định dạng kỹ thuật số vào quản lý sản xuất, tiết kiệm rất nhiều chi phí cho chủ doanh nghiệp.

Vậy cụ thể những lợi ích mà Factory Smart Forms & Checklists (FASF) mang lại là gì và hiệu quả thực tiễn của nó ra sao? Cùng tìm hiểu những thông tin sau để giải đáp vấn đề này nhé!

Tiết kiệm sức người

Khối lượng việc làm hàng ngày của nhân viên vận hành và các cấp quản lý là rất lớn. Những công việc, quy trình có thể tích hợp và tối ưu nhờ kỹ thuật số sẽ làm giảm đáng kể những sức ép không cần thiết.

✅ Smart Forms đem lại công nghệ kỹ thuật số sử dụng trên các thiết bị điện tử thông minh. Quá trình số hóa đã loại bỏ các thủ tục, giấy tờ, chứng từ... không cần thiết, giảm đến mức tối thiểu khả năng mắc lỗi của nhân viên thực hiện.

✅ Smart Forms hướng đến tiêu chuẩn hóa việc xử lý danh sách kiểm tra từ đó loại bỏ giấy trong quá trình xử lý.

✅ Doanh nghiệp sẽ không gặp phải tình trạng “xoay vòng”, hoàn thành xong số liệu này thì trên thực tế sản xuất đã có số liệu mới. Factory Smart Forms & Checklists (FASF) giúp bạn cập nhật thông tin dữ liệu liên tục và chính xác. Đồng thời nhà điều hành có thể giám sát thời gian thực, truy cập dữ liệu cần thiết dựa trên thời gian thực. Điều này hỗ trợ việc đưa ra các quyết định khẩn cấp nhanh chóng và chính xác.

✅ Hệ thống Smart Forms quản lý chặt chẽ, dễ dàng truy vết, tìm ra nguyên nhân xuất phát lỗi từ đó có các giải pháp khắc phục.

✅ Một điểm nổi bật của Smart Forms đó là phân tích dữ liệu. Phân tích dữ liệu không phải là công việc mà nhân viên nào cũng có thể thực hiện, để có được kết quả phân tích chính xác bạn cần phải trải qua đào tạo và đôi khi là kinh nghiệm dày dặn. FASF sử dụng các dữ liệu có sẵn đã được nhập trong hệ thống để tiến hành trực quan hóa nhằm cải thiện quy trình sản xuất.

✅ “Tất cả trong Smart Forms” đã giúp nhà điều hành tối ưu khả năng quản lý của mình. Bằng điện thoại, máy tính bảng hay laptop… bạn đã có thể kiểm soát tổng thể rõ ràng tất cả các quy trình sản xuất. Đồng thời nhà điều hành có thể phân quyền cho nhân viên quản lý, kiểm soát dữ liệu và danh sách kiểm tra. Rõ ràng ứng dụng kỹ thuật số nói chung và Factory Smart Forms & Checklists (FASF) nói riêng đã loại bỏ khối lượng công việc và tiết kiệm thời gian lên đến 80-90% cho người điều hành, người phê duyệt, người giám sát và người quản lý.

✅ Hệ thống dữ liệu và danh sách kiểm tra sẽ được lưu trên một máy chủ và liệt kê theo loại, ngày, người gửi... Bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin dữ liệu cần thiết và nhanh chóng. Người quản lý có thể xem tất cả dữ liệu theo thời gian thực bằng cách sử dụng ứng dụng trang web, bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu. Báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

✅ Bằng cấu trúc hoạt động của mình, Smart Forms đảm bảo độ ổn định và tính chính xác của dữ liệu.

Tiết kiệm sức của

Những mục tiêu tiết kiệm sức người đều hướng đến các mục tiêu lớn hơn là tiết kiệm sức của. Sự phát triển của thời đại kỹ thuật số đã thay thế dần những vị trí nhân sự không cần thiết. Quá trình phát triển không ngừng, nếu bản thân mỗi cá nhân không tự nâng cấp chính mình, bạn sẽ dễ dàng bị đào thải khỏi thị trường. Khi doanh nghiệp có phương án tối ưu hơn cho quá trình kinh doanh như Factory Smart Forms & Checklists (FASF), vị trí của đội ngũ nhập liệu sẽ bị thay thế. Tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoảng rất lớn.

Chi phí chi ra cho các văn phòng phẩm phục vụ công tác thủ tục, giấy tờ như giấy, bút, mực ion, ghim bấm… hàng năm rất lớn. Số tiền sẽ hữu ích hơn nếu đầu tư vào những khâu khác thúc đẩy quá trình sản xuất.

Smart Form. Souce: nois.vn

Factory Smart Forms & Checklists hoạt động như thế nào?

🌍 Đội ngũ nhân viên New Ocean IS chuyên nghiệp, hết mình trong từng dự án đem lại cho khách hàng sự hài lòng và thỏa mãn. Căn cứ vào từng đối tác khác nhau, lĩnh vực kinh doanh, quy mô, mục tiêu và yêu cầu riêng, New Ocean IS sẽ cung cấp các phiên bản Factory Smart Forms & Checklists phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Về cơ bản Smart Forms hoạt động trong bất kỳ môi trường nào cũng sẽ đảm bảo các chức năng chính sau:

🌍 Trong sản xuất Downtime (Tạm ngừng hoạt động) dễ xảy ra khi dây chuyền vận hành gặp vấn đề sự cố về máy móc, thiết bị hay sự cố về nguyên liệu, kho bãi chứa. Nhân viên trực hoặc nhân viên vận hành có thể báo cáo ngay sự cố đến các cấp quản lý bằng hệ thống email, thông báo điện tử. Người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình mà không cần đến tận nhà máy sản xuất, từ đó đưa ra phương án giải quyết kịp thời và thích hợp. Bộ phận tiếp nhận xử lý sự cố cũng “bắt mạch” nhanh chóng bằng cách truy cập vào thư viện FASF lưu trữ cách thức giải quyết.

🌍 Một phần nguyên nhân của sự cố Downtime là do máy móc không được bảo trì đúng thời gian. Bằng cách ứng dụng Data Analyst, Machine Learning và AI vào Factory Smart Forms & Checklists hệ thống sẽ phân tích các thông số làm việc của máy móc và thông báo thời gian bảo trì thích hợp.

Dữ liệu được truy cập theo phân quyền. Cấp nhân viên truy cập và thao tác trên hệ thống với số liệu và báo cáo được lưu trữ trên cùng 1 database. Cấp quản lý theo dõi tổng thể, phân quyền truy cập cho nhân viên theo đầu công việc, nhân viên nào sẽ được truy cập vào loại database nào khi sử dụng các giải pháp FASF.

🌍
Smart Forms sử dụng hệ thống Email, thông báo và nhắc nhở để vận hành.

Sứ mệnh tương lai

Không chỉ hướng đến đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp trong nước New Ocean IS còn có các đối tác là công ty nước ngoài. Cùng quá trình hình thành và phát triển hơn 11 năm, New Ocean IS mang đến các giải pháp hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp chuyển đổi kỹ thuật số.   New Ocean IS - nâng tầm kinh tế Việt.

💥 Quản lý hiệu quả là quá trình nòng cốt giúp hệ thống hoạt động nhịp nhàng, sản xuất hiệu quả, sản phẩm đạt chất lượng tối ưu. Thế nhưng để tìm ra một phương thức quản lý đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của doanh nghiệp là điều không dễ dàng. Tại các doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý dây chuyền sản xuất vẫn còn đang theo hướng truyền thống.

💥 Ghi chép, tính toán và xử lý các thông số, dữ liệu bằng giấy tờ hay phần mềm Excel… Quá trình nhập liệu thực hiện thủ công đem lại sự chính xác không cao. Lại dễ dẫn đến nguy cơ “xoay vòng”, khi bạn nhập liệu hoàn thiện thì trên thực tế sản xuất đã có những thông số mới. Chi phí cho đội ngũ nhân viên nhập liệu cũng không hề nhỏ.

Factory Smart Forms & Checklists (FASF) là một loại Smart Forms (Form Điện tử) được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây Microsoft Azure và Power BI bởi   New Ocean IS.

👉 Ngay từ những ngày đầu phát triển sản phẩm, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) đã được định hướng là “cánh tay nối dài của khách hàng”.  Gói giải pháp Smart Forms ra đời đưa định dạng kỹ thuật số vào quản lý sản xuất, tiết kiệm rất nhiều chi phí cho chủ doanh nghiệp.

Vậy cụ thể những lợi ích mà Factory Smart Forms & Checklists (FASF) mang lại là gì và hiệu quả thực tiễn của nó ra sao? Cùng tìm hiểu những thông tin sau để giải đáp vấn đề này nhé!

Không chỉ hướng đến đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp trong nước   New Ocean IS còn có các đối tác là công ty nước ngoài. Cùng quá trình hình thành và phát triển hơn 11 năm,   New Ocean IS mang đến các giải pháp hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp chuyển đổi kỹ thuật số. New Ocean – nâng tầm kinh tế Việt.