VI 
EN 
Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số
Bối cảnh kinh tế Việt Nam hiện nay
5/5
Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển khá tốt cho đến năm 2019 khi đại dịch Covid-19 bắt đầu bùng phát. Hai năm kể từ đó, kinh tế toàn cầu nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng chịu rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực do hậu quả của dịch bệnh gây ra. Thất bại và thành công, lỗ vốn và lợi nhuận luôn là hai thái cực tồn tại song song trong kinh doanh. Nhà lãnh đạo phải nắm bắt được biến chuyển của tình hình thực tế cũng như có những phán đoán mang tính tương lai nhằm định hướng con đường phát triển cho doanh nghiệp của mình. Trong đó việc ứng dụng công nghệ là một giải pháp sáng suốt.
Ngành CNTT có đặc trưng vận động nhanh chóng và cập nhật liên tục. Chính vì vậy, hàng năm ngành sản xuất đóng góp vào GDP cả nước một con số không hề nhỏ. Trong nắm vừa qua khi dịch bệnh Covid-19 khiến nhiều ngành nghề lao đao thì CNTT - Viễn thông vẫn đóng góp vào GDP cả nước con số hàng chục tỷ đồng. Doanh nghiệp cần đẩy mạnh việc tìm hiểu cũng như ứng dụng CNTT vào quản lý sản xuất, tối ưu hóa các đầu công việc không cần thiết từ đó tiết kiệm sức người và sức của. Những giải pháp quản lý thông minh luôn là cách mà nhà lãnh đạo kiểm soát doanh nghiệp của mình. Tối ưu được quy trình quản lý sẽ tạo tiền đề tốt cho quá trình sản xuất từ đó nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số
Làm thế nào để “quản lý” đúng cách và tạo ra năng suất luôn là vấn đề được các nhà lãnh đạo quan tâm hàng đầu. Từ việc quản trị nguồn nhân lực, chất lượng nhân sự đến quản lý quy trình sản xuất… Bước quản lý có thực hiện hiệu quả thì các đầu công việc, nhiệm vụ của từng nhân viên, bộ phận mới thực hiện đúng và đảm bảo duy trì tốc tạo ra giá trị lao động. Tuy nhiên nhìn vào bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay có thể thấy được vấn đề quản lý nói chung và quản lý quy trình sản xuất nói riêng vẫn còn khá truyền thống. Chúng ta không phủ nhận vai trò của các hình thức quản lý truyền thống, song cuộc sống là sự vận động liên tục, nếu bạn và doanh nghiệp của mình không có phương án thay đổi để phù hợp với thời đại mới, chính các bạn sẽ là người bị bỏ lại phía sau sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng của công nghệ thông tin.
Giấy tờ và các file Excel là “đặc trưng” của hình thức quản lý truyền thống. Mọi thông tin dữ liệu làm việc từ công xưởng, kho bãi đến khối lượng, trọng lượng, thể tích nguyên liệu nhập vào hay sản phẩm xuất ra đều thể hiện trên văn bản, giấy tờ, form thủ công… Và đương nhiên sau khi các dữ liệu này được duyệt, nhân viên nhập liệu mới có thể cập nhật thông tin lên file Excel. Quá trình này diễn ra tồn tại nhiều rủi ro và bất cập, đặc biệt khi mà chuyển đổi số ngày một phổ biến hơn, không khó để nhận ra vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp của bạn. Sự sai sót trong nhập liệu dẫn đến thất thoát nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra… ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu công ty. Bên cạnh đó các khoản phí chi trả cho nhân viên nhập liệu cũng như văn phòng phẩm kèm theo là không hề nhỏ.
Tại Việt Nam, tỷ lệ doanh nghiệp, công ty ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại, chuyển đổi số chưa cao. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến hiện trạng này là do giá cả chi phí cũng như chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp không đủ đáp ứng quá trình chuyển đổi. Vậy đâu là giải pháp quản lý tối ưu nhất trong thời điểm hiện tại, có thể giải quyết được nỗi lo về chi phí và nhân lực nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả vượt trội? Đó chính là Factory Smart Forms & Checklists (FASF) đến từ New Ocean Information System (NOIS). Giải pháp quản lý này tích hợp nhiều chức năng phục vụ quản lý từ khâu sản xuất nhà máy đến kiểm soát văn phòng, từ nhân viên vận hành thực địa đến các cấp quản lý. Có thể nói, với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực phần mềm và giải pháp công nghệ, NOIS đã mang đến một “siêu phẩm” chuyển đổi số thu nhỏ với những gì tối giản, tối ưu và tối tân cho doanh nghiệp.
Factory Smart Forms & Checklists (FASF)
Factory Smart Forms & Checklists được New Ocean Information System phát triển dựa trên nhu cầu thay đổi hình thức quản lý truyền thống của doanh nghiệp. Ứng dụng nền tảng cốt lõi điện toán đám mây Azure cùng giao diện làm việc dễ dàng sử dụng, không mất quá nhiều thời gian để nhân sự doanh nghiệp làm quen và sử dụng giải pháp FASF. Cùng điểm qua những gì mà FASF mang lại cho doanh nghiệp của bạn nhé!
➡ Loại bỏ các thao tác thủ tục giấy tờ, chứng từ thủ công. Phương pháp làm việc truyền thống đã hình thành nên một lối mòn trong quản lý sản xuất. Sau khi thu thập thông tin, dữ liệu sẽ được lưu trữ bằng giấy tờ, chứng từ hoặc file Excel… Quá trình nhập liệu tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ sai lệch thông tin do con người mắc phải lỗi lầm. Sử dụng Factory Smart Forms & Checklists trong suốt quá trình quản lý sản xuất sẽ hạn chế đến mức thấp nhất khả năng sai lầm xảy ra.
➡ Chi phí dành cho văn phòng phẩm như giấy, bút, mực in, ghim bấm… phục vụ quá trình ghi chép, nhập liệu là rất lớn. Bên cạnh đó còn là chi phí chi trả cho đội ngũ nhân viên nhập liệu, mặt bằng lưu trữ. Sử dụng FASF sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các khoản chi phí này. Điều quan trọng nhất hướng đến cuối cùng ở đây là tiết kiệm thời gian và giảm bớt khối lượng công việc.
➡ Quy trình làm việc thường quy, báo cáo vấn đề trải qua rất nhiều giai đoạn, tốn kém thời gian và đôi khi “tam sao thất bản”, không chính xác. Khối lượng công việc hàng ngày của nhân viên vận hành, các cấp quản lý và nhà điều hành rất lớn. Sử dụng FASF giúp loại bỏ một lượng lớn khối lượng công việc không cần thiết và tiết kiệm từ 80% đến 90% thời gian cho nhân viên vận hành, người phê duyệt, các cấp quản lý và nhà điều hành…
➡ Với phương pháp làm việc truyền thống, thông tin dữ liệu dễ gặp phải tình trạng “xoay vòng”, dữ liệu nhập xong thì trên thực tế sản xuất đã có những thông số mới. FASF giúp người vận hành cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Đồng thời bạn có thể truy cập dữ liệu cần thiết dựa trên cơ sở thời gian thực hỗ trợ giải quyết công việc nhanh chóng hoặc đưa ra các quyết định quan trọng khẩn cấp.
➡ Từ những số liệu thể hiện trên bảng biểu FASF, bạn có thể sử dụng số liệu có sẵn để trực quan hóa, phân tích ưu, nhược, điểm làm được, điểm chưa làm được trong quá trình sản xuất. Từ đó đưa ra các kế hoạch nhằm cải thiện quy trình sản xuất hướng đến đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động kinh doanh.
➡ Người điều hành dễ dàng phân quyền truy cập cho nhân viên điều hành hoặc nhân viên liên quan theo đầu công việc truy cập đúng vào trường dữ liệu cần thiết. Đảm bảo quá trình bảo mật thông tin, nhà điều hành kiểm soát dữ liệu và các danh sách kiểm tra liên quan.
➡ Tất cả dữ liệu và danh sách kiểm tra sẽ được lưu trên một máy chủ nhất định. Bạn có thể tìm kiếm các trường thông tin theo nhu cầu như ngày, tháng, loại dữ liệu, người gửi… Độ ổn định và tính chính xác gần như tuyệt đối.
➡ Không cần phải di chuyển trực tiếp đến nhà máy, bạn chỉ cần ngồi tại văn phòng cùng với chiếc điện thoại hoặc máy tính là đã có thể truy cập vào FASF theo dõi quá trình vận hành sản xuất. Bất kỳ thời gian và địa điểm nào, nhà điều hành cũng nắm bắt được tiến độ công việc. Các báo cáo được cập nhật hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
➡ Đứng từ góc nhìn của nhà điều hành, các quy trình, công đoạn, số liệu sản xuất đều được thể hiện rõ ràng và khoa học trên giao diện người dùng Factory Smart Forms & Checklists. Điều này giúp các cấp quản lý và nhà điều hành quan sát trực quan tổng thể, kiểm soát tốt hơn.
Kết
Bức tranh toàn cảnh của nền sản xuất tại Việt Nam và các hình thức quản lý sản xuất nhìn chung vẫn còn nhiều bất cập và khá truyền thống. Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu ở thời điểm hiện tại và trong tương lai gần. Doanh nghiệp cần nắm bắt thời điểm để thực hiện chuyển đổi càng nhanh càng tốt. Tiền bạc và lợi nhuận của doanh nghiệp cần đầu tư sinh lời chứ không phải chi tiêu cho những công việc đã có phương hướng giải quyết tối ưu hơn. Dù sớm, dù muộn; việc hội nhập vào môi trường công nghệ là điều không thể tránh khỏi. Vậy tại sao chúng ta lại xem xem thời điểm dịch bệnh Covid-19 bùng nổ là khó khăn mà không phải là cơ hội. Hãy tận dụng chính khoản thời gian khủng hoảng này để ứng dụng những điều mới và “tương lai mới” sẽ được mở ra với doanh nghiệp của các bạn.
Factory Smart Forms & Checklists – New Ocean Information System (New Ocean IS)
➡ Loại bỏ các thao tác thủ tục giấy tờ, chứng từ thủ công.
➡ Chi phí dành cho văn phòng phẩm như giấy, bút, mực in, ghim bấm… phục vụ quá trình ghi chép, nhập liệu giảm rõ tệt.
➡ Nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
➡ Quản lý từ xa
Factory Smart Forms & Checklists được New Ocean Information System phát triển dựa trên nhu cầu thay đổi hình thức quản lý truyền thống của doanh nghiệp. Ứng dụng nền tảng cốt lõi điện toán đám mây Azure cùng giao diện làm việc dễ dàng sử dụng, không mất quá nhiều thời gian để nhân sự doanh nghiệp làm quen và sử dụng giải pháp FASF. Cùng điểm qua những gì mà FASF mang lại cho doanh nghiệp của bạn nhé!