Quản lý công việc hiệu quả với Electronic Checklist

Checklist là thuật ngữ xuất hiện ở khá nhiều lĩnh vực trong đời sống từ học tập đến công việc, vậy Checklist là gì? Tùy vào từng độ tuổi, tính chất học tập, công việc và lối sống của mỗi người, khối lượng công việc chúng ta cần hoàn thành trong 1 ngày, 1 tháng, 1 năm… là không giống nhau. Đã bao giờ bạn gặp phải tình trạng quá tải và không thể hoàn thành tốt các công việc hay chưa? Sắp xếp thời gian không hợp lý, không phân tầng được tính chất công việc là nguyên nhân chính dẫn đến việc quá tải và stress. Nhờ vào những lợi ích của Checklist, nó trở thành giải pháp giải quyết vấn đề.

Như vậy có thể hiểu, Checklist là danh sách kiểm tra công việc phải thực hiện trong một khoảng thời gian xác định, trong đó các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc tình huống người dùng.

🛡 Checklist là gì?

➡️ Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng Checklist hàng ngày để theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, đảm bảo công việc được hoàn thành một cách chính xác và khoa học hướng đến hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định.

💥 Phổ biến hiện nay có 2 hình thức Checklist:

⭕ Checklist thủ công: Checklist liệt kê các đầu việc trong tập, sổ, bảng biểu… hoặc trên file Excel với hộp kiểm nhỏ, mỗi công việc được hoàn thành sẽ đánh tích vào đó.

⭕ Electronic Checklist: Là hình thức Checklist điện tử, được sử dụng khá phổ biến hiện nay với giao diện thân thiện, hiệu quả cao và tự động.

🛡 Checklist đem lại lợi ích gì?

Ở đây chúng ta sẽ nói đến lợi ích của Checklist trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất.

Hàng ngày khối lượng công việc của nhân viên vận hành sản xuất, các cấp quản lý và nhà điều hành là rất lớn đồng thời họ phải đảm bảo chất lượng công việc. Điều này đòi hỏi chúng ta phải có kế hoạch làm việc khoa học, các đầu việc nên được liệt kê cụ thể.

✅ Đối với nhà điều hành: Danh sách kiểm tra công việc giúp nhà điều hành có cái nhìn tổng thể với các hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra. Đánh giá chính xác hiệu suất sản xuất của nhân viên. Nhà điều hành cũng có thể xác định được bộ phận thực hiện tốt, bộ phần nào còn chểnh mảng từ đó khen thưởng hoặc có những chính sách cải thiện phù hợp.

✅ Đối với nhân viên: Lợi ích của Checklist đem lại là giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc, ý thức được tính chất công việc để ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ gấp và thực hiện đầy đủ những công việc còn lại. Có Checklist làm việc thông minh sẽ là tiền đề giúp bạn phát triển và thăng tiến trong công việc.

🛡 Electronic Checklist là gì?

Bài viết hôm nay sẽ đề cập rõ hơn về Electronic Checklist. Electronic Checklist hay còn gọi là Danh sách kiểm tra công việc điện tử. Lập Checklist theo phương pháp thủ công sẽ có những bất tiện nhất định, đôi lúc sẽ khó khăn khi bạn muốn chia sẻ các đầu công mà nhóm/ đội/ bộ phận của bạn cần hoàn thành. Chúng ta có một giải pháp mới hoàn toàn tiện lợi, nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ và hiện đại hơn, đó là Electronic Checklist. Electronic Checklist hỗ trợ người dùng sử dụng trên các phần mềm hoặc web (tùy vào nhà phát triển) bằng điện thoại, laptop hoặc các thiết bị điện tử thông minh.

Sự phát vượt bậc của công nghệ 4.0, kéo theo các doanh nghiệp cũng không thể nằm ngoài xu hướng ứng dụng công nghệ. Đổi mới theo hướng tích cực luôn là cách doanh nghiệp tồn tại bền vững giữa thị trường cạnh tranh khốc liệt. Nắm bắt được nhu cầu thị trường, New Ocean IS đã phát triển giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý quá trình sản xuất - Factory Smart Forms & Checklists.

🛡 New Ocean IS and Factory Smart Forms & Checklists

New Ocean IS

Phương pháp làm việc truyền thống luôn tồn tại những thách thức kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp nhiều doanh nghiệp đứng bên bờ vực phá sản. Ngay lúc này nếu doanh nghiệp không thay đổi cách thức làm việc, ứng dụng chuyển đổi số là đang tự đẩy mình vào “tụt hậu”. Ở cách thức làm việc cũ, ta nhận thấy:

✅ Ở mỗi doanh nghiệp, các phòng ban nhập liệu luôn trong tình trạng quá tải công việc. Quy trình khảo sát tìm kiếm số liệu, sau đó là xử lý, ghi chép và lưu trữ số liệu bằng giấy tờ, chứng từ hoặc file Excel… Khối lượng công việc lớn, tốn nhiều thời gian nhưng hiệu quả công việc chưa cao. Những sai sót trong quá trình nhập liệu cũng là vấn đề thường xuyên xảy ra. Hậu quả của việc sai sót đôi khi không chỉ nằm ở việc sửa chữa lỗi lầm, có thể gây ra thất thoát lớn cho công ty.

✅ Hằng năm số lượng giấy phục vụ cho nhu cầu ghi chép số lượng của các công ty là rất lớn. Bên cạnh đó còn có các văn phòng phẩm khác như bút, ghim bấm, mực in… Phần lương chi trả cho nhân viên nhập liệu cũng không hề nhỏ. Trong bối cảnh doanh nghiệp phải tiết kiệm hết mức để phục hồi sau Covid-19, rõ ràng đây là những khoảng tiền không cần thiết.

✅ Thông tin dữ liệu quá nhiều kéo dài quá trình nhập liệu, đợt nhập liệu thông tin này kết thúc thì trên thực tế sản xuất đã có những thông số mới. Tình hình sản xuất thay đổi liên tục đôi lúc sẽ làm nhân viên nhập liệu lúng túng. Để báo cáo lên với nhà điều hành phải trải qua rất nhiều giai đoạn nên không tránh khỏi “số liệu cũ”.

✅ Cách làm việc truyền thông gây nên một vấn đề luôn thường trực, đó là khi xảy ra sự cố hoặc lỗi trong quá trình sản xuất, truy vết tìm ra nguyên nhân sẽ là việc hết sức khó khăn. Không biết vấn đề xảy ra bắt đầu từ giai đoạn nào và thông số tại thời điểm đó có chính xác hay không.

✅ Quy trình quản lý, báo cáo thông qua nhiều giai đoạn và cấp bậc tốn rất nhiều thời gian nhưng đôi khi chưa thật sự hiệu quả. Làm tăng thêm khối lượng công việc cho các cấp quản lý, nhà điều hành.

New Ocean IS là đơn vị luôn đi đầu xu hướng trong việc ứng dụng kỹ thuật số hiện đại vào trong quản lý hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Họ phát triển sản phẩm của mình dựa trên nền tảng điện toán đám mây Azure của Microsoft cùng với đó là sự tận tâm và tận lực của đội ngũ nhân viên chuyên môn vững vàng. Factory Smart Forms & Checklists là một Electronic Checklist được nhiều khách hàng lựa chọn sử dụng. Bởi NOIS là đơn vị:

💥 Có kinh nghiệm chuyển đổi kỹ thuật số đã được chứng minh trên các dự án công nghiệp (Goldcoin Truck-weight, P&G Truck-weight,... )

sở hữu công nghệ Thông tin và Tự động hóa hội tụ để cung cấp giải pháp hoàn chỉnh, trải nghiệm tương tác với SAP.

💥 NOIS là chuyên gia giải pháp sản xuất cho khách hàng doanh nghiệp trong các ngành khác nhau (F & B, FMCG, Bán dẫn,... ). Họ có thế mạnh về tích hợp thu thập dữ liệu máy/ thiết bị.

💥 Các giải pháp của NOIS tiết kiệm chi phí khi sử dụng lại các thành phần của các dự án tương tự.

Factory Smart Forms & Checklists

Factory Smart Forms & Checklists (FASF) được phát với mục đích hỗ trợ quản lý hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nó cho phép người dùng lưu trữ một lượng lớn thông tin dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây Azure và có Electronic Checklist giúp các cấp quản lý, nhà điều hành nắm kịp thời bắt tình hình sản xuất tại nhà máy.

Factory Smart Forms & Checklistsgives businesses:

🌏 FASF số hóa các biểu mẫu giấy, danh sách kiểm tra và quy trình số liệu. Các thủ tục giấy tờ không cần thiết sẽ được loại bỏ, giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên.

🌏 Trình bày các dữ liệu đã thu thập được theo thời gian trực quan, hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh và chính xác. Dữ liệu trong hệ thống FASF được cập nhật nhanh chóng và đầy đủ. Bạn có thể thể tìm kiếm thông tin dữ liệu theo trường mong muốn ở những khoảng thời gian xác thực.

🌏 Khi hệ thống FASF nhận thấy các thông số nằm ngoài phạm vi quy định cho phép, lập tức sẽ gửi cảnh báo/ thông báo đến nhà điều hành. Những thông số này là các thông số máy móc hoặc các thông số tiến độ làm việc của nhân viên. Với máy móc, khi hỏng hóc hoặc chưa được bảo trì kịp thời dẫn đến thông số thay đổi gây ảnh hưởng quá trình sản xuất. Nhờ có FASF bạn sẽ được cảnh báo về vấn đề này. Với nhân viên, công việc chưa hoàn thành hoặc hiệu suất làm việc không tốt, các cấp quản lý cũng sẽ nắm bắt dễ dàng hơn.

🌏 Tiết kiệm rất nhiều chi phí so việc nhập liệu thủ công: chi phí cho văn phòng phẩm (giấy, bút, …), chi phí cho đội ngũ nhân viên nhập liệu.

🌏 Bằng cách ứng dụng Data Analyst, Machine Learning và AI vào Factory Smart Forms & Checklists hệ thống sẽ theo dõi và phân tích các thông số làm việc.

🌏 Từ những thông số được phân tích, FASF góp phần hỗ trợ nhà điều hành đưa ra định hướng KPIs mới để đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc.

🌏 Nhà điều hành kiểm soát hoạt động sản xuất trên nền tảng FASF chỉ bằng điện thoại hoặc máy tính mà không cần trực tiếp đến tận nơi, tiết kiệm thời gian cho những hoạt động quản trị cần thiết khác.

🌏 FAST làm việc với thời gian thực nên bạn có thể dễ dàng truy vết sự cố, sai lầm khi dây chuyền sản xuất gặp vấn đề.

Đội ngũ nhân viên xử lý kỹ thuật sẽ tận dụng tài liệu trong thư viên sửa chữa để giải quyết các vấn đề khi Downtime xảy ra.

🌏 FASF đề cao tính chính xác, an toàn và bảo mật của dữ liệu. Hệ thống sẽ thông báo, cảnh báo và nhắc nhở người dùng bằng Email.

🛡 Kết

Tùy thuộc vào từng đối tác khác nhau, đội ngũ nhân viên phát triển Factory Smart Forms & Checklists sẽ thiết kế giải pháp với những tính năng phù hợp ngành nghề kinh doanh doanh của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm hơn 11 năm thiết kế các giải pháp ứng dụng công nghệ, bạn hoàn toàn có thể yên tâm và đặt lòng tin vào sản phẩm của New Ocean IS.

Checklist là gì?

Checklist là danh sách kiểm tra công việc phải thực hiện trong một khoảng thời gian xác định, trong đó các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc tình huống người dùng.

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng Checklist hàng ngày để theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, đảm bảo công việc được hoàn thành một cách chính xác và khoa học hướng đến hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định.

Phổ biến hiện nay có 2 hình thức Checklist:

Checklist thủ công: Checklist liệt kê các đầu việc trong tập, sổ, bảng biểu… hoặc trên file Excel với hộp kiểm nhỏ, mỗi công việc được hoàn thành sẽ đánh tích vào đó.
Electronic Checklist: Là hình thức Checklist điện tử, được sử dụng khá phổ biến hiện nay với giao diện thân thiện, hiệu quả cao và tự động.