Traditional Form

Traditional Form còn được biết đến với tên gọi Biểu mẫu truyền thống. Đây là hình thức biểu mẫu làm việc, lưu trữ thông tin đã có từ lâu, hiện tại vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Thông tin dữ liệu sẽ được thu thập và ghi lại bằng những biểu mẫu giấy tờ hoặc các file lưu trữ Excel. Có thể thấy được Traditional Form tiêu tốn một khoản phí lớn cho việc sử dụng văn phòng phẩm giấy, bút cũng như nguồn nhân lực nhập liệu.

In the era of explosive information technology, digital transformation is gradually “covering” our lives, Traditional Form becomes obsolete and no longer relevant. The rapid development of AI, Machine Learning or Software Science… has had a profound and wide impact on all businesses. Changing the way of working to adapt to market rules is a smart move, especially in the time of economic crisis because of the Covid-19 pandemic.

Vậy công nghệ 4.0 và chuyển đổi số đã đem lại cho chúng ta những gì? Câu trả lời chính là Electronic Form, giải pháp Biểu mẫu điện tử.

Electronic Form. Ảnh:
Electronic Form. Ảnh:

Electric Form

When collecting and entering information “manually” prolongs the process, causing unnecessary problems, as a necessity, Auto Form ra đời. Auto Form còn gọi là tự động hóa biểu mẫu, cách thức làm việc của nó là chuyển tất cả các quá trình thủ công như tạo lập công việc, chia sẻ ý tưởng, lên lịch booking, quản lý dữ liệu… sang hình thức điện tử nhằm tiết kiệm sức người và sức của. Và tất nhiên, Electronic Form là một định hướng phát triển của Auto Form.

Electronic Form (E – Form) simply means application forms on software or web applications, which can be used on mobile phones, computers or smart electronic devices to create forms and propose forms. , store and process data…

Depending on each developer, Electronic Form will have additional features to maximize support for businesses. Currently, it can be seen that, E – Form allows users to operate based on the cloud-based platform – Cloud Technology.

Không ngẫu nhiên mà Electronic Form has become the preferred choice of many operators and businesses, see what E – Form brings to your business!

Những khó khăn của Doanh nghiệp khi vận hành. Ảnh:
Những khó khăn của Doanh nghiệp khi vận hành. Ảnh:

⭕ Thu thập, ghi nhận, xử lý và lưu trữ thông tin dữ liệu nhanh, chính xác và an toàn thông qua các biểu mẫu.

⭕ Simplicity, digital transformation of manual procedures such as creating applications, creating jobs, sharing ideas, scheduling bookings…

⭕ Thông tin được ghi lại đảm bảo bất cứ lúc nào bạn cũng có thể làm việc với số liệu tại thời gian thực.

⭕ Minimizing data “rotation” – the data entered in the actual production has new data and “three copies failed”.

⭕ Electronic Form hỗ trợ tạo các báo cáo tự động. Tích hợp theo dõi tiến trình công việc, nhìn nhận nguy cơ và đặt KPI phát triển.

Ngoài những lợi ích tiêu biểu kể trên, E – Form, Auto Form and digital transformation also bring a lot of other values to businesses. Work efficiency is optimized, data is allowed to be accessed according to each person’s position and task. This is really an effective assistant of managers and operators.

New Ocean IS và Factory Smart Forms & Checklists

  New Ocean IS

New Information Ocean System (New Ocean IS – NOIS) with more than 11 years of operation and experienced staff is a unit that always quickly grasps new technology trends. NOIS brings the development of technology and digital transformation into the manufacturing sectors in a smart way, in the right place and at the right job. Famous with more than 70+ partners who are famous brands such as Vinamilk, Dutch LaDy, Amway, Nestle, P&G, HTL… NOIS has affirmed its position in providing solution packages to support optimal business management. . New Ocean  Information System’s successful projects include Supply Chain, Traceability, Warehouse Management…

Not stopping there, along with the development of technology and market fluctuations, NOIS is always at the forefront of trends, researching, developing and launching new business support solutions. That is Factory Smart Forms & Checklists (FASF) – Electronic forms, the “extended arms of businesses”. So what is Factory Smart Forms & Checklists and does it really work, continue to follow the next part of the article to better understand!

Factory Smart Forms & Checklists

Electronic Form. Ảnh:

New Ocean Information System has always focused on developing its products based on Microsoft Azure and Power BI cloud computing platforms. The Electronic Form, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) project is also developed on this platform. Factory Smart Forms & Checklists solution package applies digital transformation into the production management process, helping operators to visually monitor production progress without moving too much. Effectively saving a large amount of costs while ensuring production operations are continuously controlled, Factory Smart Forms & Checklists is the solution for positive change and breakthrough in your business.

Factory Smart Forms & Checklists hoạt động như thế nào?

Nhìn nhận thách thức

Qua quá trình nghiên cứu, nhân viên của NOIS nhìn nhận được những thách thức mà cách làm việc truyền thống với Traditional Form đem lại. Từ đây đòi hỏi một sự đổi mới với Auto Form hay Electronic Form.

⭕ Quy trình thu thập, ghi chép và xử lý các số liệu thủ công bằng biểu mẫu giấy tờ, file Excel… tiêu tốn rất nhiều thời gian trong khi hiệu suất công việc không cao và độ chính xác luôn làm nhà quản lý lo lắng. Sai lầm của con người trong quá trình nhập liệu là hoàn toàn có thể xảy ra. Với những sai lầm có thể sửa chữa, bạn lại tốn thêm một vòng thời gian tuy nhiên trường hợp này vẫn tốt hơn so với việc sai lầm dẫn đến hậu quả nghiêm trong, gây gián đoạn sản xuất, thất thoát ngân sách.

⭕ Entering, processing information and data in the traditional way depends on a lot of paperwork, the cost of stationery such as paper, pens, ink, staples … calculated on a quarterly basis each year is very large. In addition, there are costs to pay for data entry staff.

⭕ The situation of “rotating” data is very easy to happen. After entering the data, there are actually new production figures. Operators will find it difficult to work with real-time data.

⭕ Cách làm việc truyền thông với Traditional Form gây nên một vấn đề khá nan giải, đó là khi xảy ra lỗi trong quá trình sản xuất việc truy vết lại sẽ rất khó khăn.

⭕ Quy trình quản lý, báo cáo thông qua nhiều giai đoạn và cấp bậc tốn rất nhiều thời gian nhưng đôi khi chưa thật sự hiệu quả. Làm tăng thêm khối lượng công việc cho các cấp quản lý, nhà điều hành.

Giải pháp

Operating with the motto “Customer satisfaction is our success”, NOIS always strives to research and offer solutions to support businesses. Addressing and developing the right challenges that businesses are facing, Factory Smart Forms & Checklists (FASF) was born.

Electronic Form. Ảnh:
Electronic Form. Ảnh:

Cách thức hoạt động và lợi ích của Factory Smart Forms & Checklists

Electronic Form of NOIS is developed based on the Azure cloud computing platform, integrating the most modern digital transformation technologies to bring a satisfied experience to customers. Managing the production process and capturing the factory progress is easier than ever. The workload of operators and operators is significantly reduced thanks to Factory Smart Forms & Checklists.

⭕ FASF helps to digitize the entire management process the way the operator wants. Eliminate unnecessary procedures, papers, documents…. This limits the possibility of employee error. Data information is integrated in Electronic Form, businesses save a great deal on stationery costs and data entry staff.

⭕ Các trường thông tin, số liệu, dữ liệu được lưu trữ trong FASF phân bố khoa học, rõ ràng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin mong muốn cũng như phân quyền cho nhân viên truy cập đúng dữ liệu theo đầu công việc.

⭕ Factory Smart Forms & Checklists solves the “error tracking” dilemma. Clear time-based production management system. The problem is traced out with the exact time and place from which to find the cause of the error and have a suitable solution plan.

⭕ NOIS’s Electronic Form provides intuitive data analysis, accurately showing the problems businesses are facing in the production process. This has great significance in making announcements and decisions of management. 

⭕ Bạn có thể làm việc với số liệu và thời gian thực. Nhờ vậy nhà điều hành nhìn nhận được trực quan quá trình sản xuất. Không cần di chuyển đến tận nhà máy vẫn có thể nắm bắt chính xác công việc. Giảm khối lượng công việc nhưng vẫn đạt hiệu quả tối ưu, đây chính là kết quả mà những nhà điều hành luôn hướng đến.

⭕ Not only FASF but other Auto Forms also work on smart electronic devices such as phones, tablets or laptops… You just need to sit at the office and perform the necessary management operations. Factory Smart Forms & Checklists uses Email, Notification and Reminder system to operate.

Giảm thiểu khối lượng công việc, tiết kiệm đúng chỗ, nâng cao tính chính xác, hội nhập công nghệ, trợ thủ của nhà điều hành… là những gì mọi người nghĩ đến khi nhắc về FASF. Dự án Electronic Form của NOIS đã đánh trúng những tiêu chí quản lý mà doanh nghiệp vẫn luôn tìm kiếm. FASF hoàn toàn có thể thay thế hiệu quả Traditional Form và các phương pháp quản lý truyền thống.


NOIS is famous for its solid professional staff with a dedicated working style, always innovating in creative thinking, updating technology trends. New Ocean IS’s products and projects are highly future-oriented and applied. Surely you will be satisfied when choosing to experience business support solutions from NOIS.

Electronic Form (E – Form) hiểu đơn giản là các mẫu đơn trên ứng dụng phần mềm hoặc web, có thể sử dụng trên nền tảng điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị điện tử thông minh nhằm tạo lập đơn từ, đề xuất biểu mẫu, lưu trữ và xử lý số liệu…

⭕ Thu thập, ghi nhận, xử lý và lưu trữ thông tin dữ liệu nhanh, chính xác và an toàn thông qua các biểu mẫu.

⭕ Đơn giản, chuyển đổi số các thủ tục thủ công như tạo lập đơn từ, tạo lập công việc, chia sẻ ý tưởng, lên lịch booking…

⭕ Thông tin được ghi lại đảm bảo bất cứ lúc nào bạn cũng có thể làm việc với số liệu tại thời gian thực.

NOIS nổi tiếng với đội ngũ nhân viên chuyên môn vững vàng cùng phong cách làm việc hết mình, luôn đổi mới trong tư duy sáng tạo, cập nhật xu hướng công nghệ. Các sản phẩm, dự án của   New Ocean IS mang tính định hướng, ứng dụng tương lai rất cao. Chắc chắn bạn sẽ hài lòng khi lựa chọn trải nghiệm các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp đến từ NOIS.