🍁 Checklist và checklist số là gì?

Cụm từ “Checklist” không còn quá xa lạ đối với chúng ta, thuật ngữ này xuất hiện trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy từng người với từng tính chất công việc, học tập khác nhau sẽ có những khoảng thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Có bao giờ bạn bắt gặp tình trạng hoang mang trước những đầu việc, deadline dồn nén và không thể hoàn thành đúng hạn được? Khi ấy, checklist sẽ là giải pháp hiệu quả để giải quyết các vấn đề của bạn. Dựa vào bảng danh sách checklist, chúng ta có thể theo dõi tiến độ của công việc hàng ngày. Từ đó, sẽ đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ với kết quả cao nhất.

Xu hướng checklist số trong tương lai. Ảnh: nois.vn

Như vậy, có thể hiểu checklist là danh sách các công việc được đặt ra để hướng tới một mục tiêu cụ thể nào đó; đảm bảo công việc diễn ra đúng thời gian, đúng quy trình, không bị bỏ sót. Các công việc ấy được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, từ những việc nhỏ nhất đến những việc lớn trong một ngày, một tháng, một năm,… để đảm bảo kết quả tốt nhất. Và tất nhiên tùy theo tính chất quan trọng của công việc bạn có thể sắp xếp công việc này trước hoặc công việc kia sau. Miễn là sự sắp xếp đó khoa học, thông minh và hiệu quả. 

Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số. Ảnh: nois.vn

Hiện nay hầu hết các lĩnh vực đều sử dụng checklist vì sự tiện lợi và hiệu suất mà nó đem lại. Trong công ty, không chỉ ban lãnh đạo và ngay cả nhân viên cũng sử dụng checklist để kiểm soát công việc, để hoạt động kinh doanh có thể diễn ra với kết quả tốt nhất với một phong cách hoạt động chuyên nghiệp. Checklist trở thành giải pháp được nhiều người ưu tiên sử dụng. 

Hiện nay, có hai hình thức checklist phổ biến:

Checklist thủ công

Checklist liệt kê các đầu công việc trong sổ tay, giấy nhớ,.. hoặc trên file excel

Digital checklist

Hay còn gọi là Checklist số . Bạn không cần phải mang giấy bút hay sổ tay để ghi chép công việc. Với checklist số bạn chỉ cần một thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, ipad… để ghi lại tất cả những gì muốn và phải thực hiện.

🍁 Ưu điểm của checklist số

Từ những phân tích ở trên, chúng ta có thể thấy rõ những ưu điểm vượt trội mà Checklist cũng như Checklist số đem lại trong việc hỗ trợ hoàn thành công việc cho người dùng. Trải qua quá trình phát triển công nghệ thông tin, thời đại của chúng ta hiện tại là thời đại 4.0 – nơi mà bạn có thể nhìn thấy những điều tuyệt vời do trí tuệ nhân tạo, số hóa hay kỹ thuật hóa mang lại ở bất cứ đâu. Checklist số xuất hiện và cho thấy những ưu điểm hoàn toàn vượt trội của mình so với checklist thủ công.  Việc hoàn thành công việc hàng ngày chưa bao giờ diễn ra một cách cẩn thận và tỉ mỉ đến thế. Checklist số đã đang và sẽ tiếp tục phát huy vai trò là công cụ đảm bảo tiến trình công việc đang diễn ra đúng tiến độ. Đồng thời việc sử dụng checklist số cũng là một phần thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp và khả năng cập nhật ứng dụng công nghệ thông tin của mỗi các nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Checklist số giúp nhà lãnh đạo nắm bắt được toàn bộ quá trình làm việc, nhìn nhận được những thiếu sót hay hướng đi sai lệch để kịp thời chấn chỉnh. Như vậy, sẽ mang lại hiệu quả cao cả trong công việc và trong công tác lãnh đạo. Với mỗi nhân viên, nhờ có checklist mà mọi nhiệm vụ được giao đều sẽ hoàn thành tốt. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt ra các mục tiêu cho bản thân một cách hiệu quả và khoa học. 

Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số. Ảnh: nois.vn
Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số. Ảnh: nois.vn

Với checklist số (Digital Checklist), mọi thứ sẽ càng nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. Sự truyền đạt thông tin của checklist số thể hiện sự tiện dụng khi bạn chỉ cần truy cập trên các ứng dụng hay trang web. Và tất nhiên tùy theo điều kiện, môi trường làm việc bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phiên bản online hoặc offline nhé! Đồng thời bạn cũng có thể chia sẻ checklist theo nhóm trên các nền tảng trực tuyến, việc này rất hiệu quả trong các trường hợp làm việc nhóm. Đây là ưu điểm rất được yêu thích của checklist số , các thành viên trong team đều có thể truy cập vào một checklist để nắm bắt thông tin cũng như đề xuất trong quá trình làm việc. 

Với checklist số (Digital Checklist), mọi thứ sẽ càng nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. Sự truyền đạt thông tin của checklist số thể hiện sự tiện dụng khi bạn chỉ cần truy cập trên các ứng dụng hay trang web. Và tất nhiên tùy theo điều kiện, môi trường làm việc bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phiên bản online hoặc offline nhé! Đồng thời bạn cũng có thể chia sẻ checklist theo nhóm trên các nền tảng trực tuyến, việc này rất hiệu quả trong các trường hợp làm việc nhóm. Đây là ưu điểm rất được yêu thích của checklist số , các thành viên trong team đều có thể truy cập vào một checklist để nắm bắt thông tin cũng như đề xuất trong quá trình làm việc. 

🍁 Xu hướng checklist số trong tương lai

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ 4.0 khiến cho việc sử dụng checklist số ngày càng trở nên phổ biến hơn. Checklist số được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như lập trình, chăm sóc sức khỏe, nhà hàng và khách sạn,…

Làm việc ngoại tuyến: Một số trang web và ứng dụng cho phép bạn sử dụng checklist ngay cả khi không có kết nối internet trên các thiết bị Android, IOS, máy tính bảng hay windows 10.

Môi trường an toàn: Các dữ liệu được lưu trữ cẩn thận.

Thông tin chi tiết được cập nhật nhanh chóng: Với checklist số , tất cả nhân viên có thể dễ dàng truy cập và nắm bắt được kịp thời sự thay đổi trong công việc.

Chụp ảnh, ghi chú và thêm ghi chú: Dễ dàng chụp ảnh trong khi thu thập dữ liệu, có thể chú thích những hình ảnh và để lại ghi chú quan trọng.

Ít xảy ra sai sót: Sự rõ ràng, dễ hiểu ở công cụ checklist số giúp cho người đọc tránh khỏi những sai lầm không đáng có.

Sử dụng các ứng dụng và trang web trong việc lên kế hoạch cho cá nhân và doanh nghiệp ngày càng phổ biến.

Trên các thiết bị điện tử cá nhân và doanh nghiệp, hầu hết đều có các ứng dụng checklist số để phục vụ cho công việc và cuộc sống.

Checklist số sẽ dần phủ sóng và xóa bỏ sự tồn tại của checklist thủ công.

Sự phát triển vượt bậc của các nền tảng xây dựng checklist kỹ thuật số cho thấy tầm quan trọng và sức ảnh hưởng vượt trội của checklist số

Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp phần mềm, giải pháp công nghệ lâu năm, New Ocean Information System (NOIS) nhanh chóng nắm bắt các xu hướng checklist số. Với tinh thần không ngừng phát triển NOIS nhận thấy nguồn tài nguyên mà checklist số mở ra cho mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề là rất lớn. Từ đây gói giải pháp Factory Smart Forms & Checklists (FASF) được đội ngũ nhân viên tâm huyết của NOIS nghiên cứu phát triển và đưa vào sử dụng với đối tác đầu tiên là Vinamilk. Factory Smart Forms & Checklists là điển hình của một checklists số với đầy đủ các tính năng công nghệ hiện đại nhất, phát triển dựa trên nền tảng đám mây Azure. 

Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số. Ảnh: nois.vn
  • Bạn và doanh nghiệp chỉ cần sử dụng các thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, máy tính bảng, laptop… để truy cập vào FASF.
  • Hệ thống công nghệ này làm việc và chủ yếu thông báo, nhắc nhở bằng email cá nhân. Sẽ luôn có “đồng hồ báo thức” nhắc nhở bạn thực hiện các công việc đúng thời gian, đúng địa điểm.
  • Cho phép lưu trữ nhiều thông tin, dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối. Chỉ nhưng ai được cấp quyền truy cập mới có thể vào được checklist của bạn hoặc của team.
  • Mọi quá trình làm việc đều sẽ được ghi lại. Chính vì thế đây cũng có thể xem là một cơ sở để truy xuất các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc đồng thời thực hiện công tác tuyên dương, khen thưởng đối với những cá nhân có thành tích làm việc xuất sắc. 
Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số. Ảnh: nois.vn

Như đã nói ở trên, Factory Smart Forms & Checklists được nghiên cứu ra đời với tiền năng lớn một checklist số thông thường. Nếu doanh nghiệp của bạn biết ứng dụng FASF một cách thông minh và triệt để thì đây chính là công cụ giúp thực hiện chuyển đổi số, số hóa nhà vô cùng hiệu quả. Cùng khai thác rõ hơn vấn đề này ở những bài viết tiếp theo nhé! 

🍁 New Ocean IS và checklist số

Xu hướng sử dụng checklist số trong tương lai chắc chắn sẽ còn phổ biến hơn nữa. Chúng ta hoàn toàn có thể tin tưởng vào sự phát triển của một thời đại của công nghệ số sẽ tối ưu hóa sức lao động con người nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Hãy để doanh nghiệp của bạn cùng New Ocean Information System và Factory Smart Forms & Checklists chinh phục thời đại của công nghệ bạn nhé!

Hiện nay, có hai hình thức checklist phổ biến:

  • Checklist thủ công: Checklist liệt kê các đầu công việc trong sổ tay, giấy nhớ,.. hoặc trên file excel
  • Digital checklist: Hay còn gọi là Checklist số . Bạn không cần phải mang giấy bút hay sổ tay để ghi chép công việc. Vơi checklist số bạn chỉ cần một thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, ipad… để ghi lại tất cả những gì muốn và phải thực hiện.

Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp phần mềm, giải pháp công nghệ lâu năm, New Ocean Information System (NOIS) nhanh chóng nắm bắt các xu hướng checklist số. Với tinh thần không ngừng phát triển NOIS nhận thấy nguồn tài nguyên mà checklist số mở ra cho mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề là rất lớn. Từ đây gói giải pháp Factory Smart Forms & Checklists (FASF)