Bạn biết gì về biểu mẫu số

Trong môi trường làm việc hiện đại, khái niệm biểu mẫu số đã không còn xa lạ đối với chúng ta. Bất kỳ trong lĩnh vực ngành nghề nào bạn cũng có thể dễ dàng bắt gặp các biểu mẫu số được sử dụng rất phổ biến:

  • Nhân sự: Các biểu mẫu đánh giá nhân viên, tham khảo ý kiến.
  • Giáo dục: Các biểu mẫu được triển khai dưới các dạng form trắc nghiệm ngắn nhằm kiểm tra kiến thức học sinh, sinh viên cuối buổi học.
  • Sản xuất: Các biểu mẫu số được dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất.

Marketing: Trong lĩnh vực Marketing, biểu mẫu số được sử dụng nhiều dưới hình thức các form tham khảo ý kiến khách hàng trong quá trình trải nghiệm sản phẩm.

Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn

Vậy biểu mẫu số là gì? Thực tế ý tưởng biểu mẫu số ra đời có nguồn gốc dựa trên các biểu mẫu truyền thống. Trước đây khi công nghệ chưa phát triển, đa số thông tin dữ liệu được lưu trữ trên các biểu mẫu truyền thống dưới dạng giấy tờ, văn bản. Theo thời gian hình thức làm việc này bộc lộ nhiều vấn đề làm giảm hiệu suất công việc. Và đó là lúc biểu mẫu số (hay còn gọi là Electronic Form/ E-Form) ra đời. Các biểu mẫu được thể hiện dưới định dạng kỹ thuật số, bạn truy cập vào  biểu mẫu thông qua các đường link. Đó là thể là trang web điện tử, các  tài liệu trực tuyến hay các form mẫu thu thập thông tin.

Những tài nguyên mà doanh nghiệp có được khi sử dụng biểu mẫu số đúng cách

Khái niệm và cách sử dụng biểu mẫu số rất đơn giản, vậy nhưng những giá trị mà E-Form đem đến lại không “đơn giản” như vậy. Một nhà quản trị tài giỏi là người biết tận dụng tối đa các tài nguyên có thể khai thác được để phát triển doanh nghiệp của mình. Và tất nhiên việc sử dụng biểu mẫu số cũng vậy.

Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
  • Thống nhất quy trình làm việc: Các biểu mẫu số được sử dụng trên cả nền tảng online và offline miễn là bạn có các thiết bị điện tử thông minh và kết nối mạng Internet trước đó để thực hiện chia sẻ thông tin hoặc chia sẻ quyền cho đồng nghiệp của mình. Việc này giúp tạo một đầu mối làm việc thống nhất giúp tất cả nhân viên đều có thể nắm được diễn biến công việc.
  • Tiết kiệm thời gian: Đối với một số ngành nghề các biểu mẫu cơ bản được tạo sẵn để sử dụng cho các đầu công việc chung. Bạn chỉ cần sử dụng form đó để bắt đầu công việc của mình. Nếu công việc có những yêu cầu riêng thì cũng không  mất nhiều  thời gian để bạn có thể tạo ra một form mẫu mới trên các nền tảng hỗ trợ như Google Form… 
  • Tiết kiệm nhân lực: Trước đây khi sử dụng các biểu mẫu truyền thống, doanh nghiệp cần một nguồn nhân lực nhất định cho công tác thu thập thông tin và nhập liệu. Với biểu mẫu số nguồn nhân lực này có thể giảm tải. 
  • Tiết kiệm chi phí: Tùy theo mức độ và tính chất công việc, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng biểu mẫu số dưới hình thức miễn phí hoặc trả phí. Xét về lâu dài, bản trả phí vẫn tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với biểu mẫu truyền thống. 
  • Đơn giản hóa quy trình làm việc: Việc truy cập tìm kiếm thông tin dữ liệu sẽ không còn khó khăn và phức tạp như cách làm việc truyền thống nữa. Bạn chỉ cần một tài khoản Email đã được chủ sở hữu biểu mẫu số chia sẻ quyền là đã có thể truy cập và thực hiện các thao tác cần thiết cho công việc. 
  • Độ bảo mật cao: Thông tin được lưu trữ bởi biểu mẫu số có độ bảo mật rất cao. Hạn chế tối đa các trường hợp bị thất lạc hoặc đánh cắp thông tin. 
  • Tạo tiền để số hóa, chuyển đổi số doanh nghiệp: Sử dụng biểu mẫu số là hình thức đơn giản nhất giúp doanh nghiệp của bạn bước đầu số hóa. Từ đó chuyển mình thực hiện chuyển đối số doanh nghiệp. 
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn

Vượt ra ngoài chức năng thu thập thông tin hay lưu trữ dữ liệu, các biểu mẫu số là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp đang dần chuyển đổi để phát triển trong hoàn cảnh cách mạng 4.0 phát triển vượt trội.

New Ocean Information System (NOIS)

New Ocean Information System NOIS là công ty có thâm niên hoạt động hơn 12 năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm, giải pháp công nghệ… không có lý do gì để NOIS bỏ qua một nguồn tài nguyên lớn như biểu mẫu số. Đó cũng chính là lý do Factory Smart Forms & Checklists ra đời.

Factory Smart Forms & Checklists là điển hình của một biểu mẫu số tập trung giải quyết các khó khăn và vấn đề “lỗi thời” của doanh nghiệp. Cùng theo dõi các nội dung tiếp theo để thấy được cách Factory Smart Forms & Checklists hoạt động và mang lại giá trị phát triển cho doanh nghiệp nhé!

Factory Smart Forms & Checklists

So với biểu mẫu truyền thống đã sớm tồn tại nhiều vấn đề, biểu mẫu số Factory Smart Forms & Checklists ra đời mang đến một phong cách làm việc hoàn toàn mới, hiện đại hơn, tốc độ hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.  

Nội dung

Biểu mẫu truyền thống

Biểu mẫu số Factory Smart Forms & Checklists

Nền tảng sử dụng 

Biểu mẫu truyền thống được thể hiện dưới các form trên giấy tờ. Sau khi hoàn tất công tác thu thập trên giấy sẽ tiến hành đẩy thông tin lên các file Excel.

Factory Smart Forms & Checklists sử dụng nền tảng điện toán đám mây Azure làm hệ thống nguồn. Bạn chỉ cần truy cập vào phần mềm FASF được tích hợp sẵn trên thiết bị để bắt đầu sử dụng. 

Thiết bị/ Công cụ hỗ trợ 

Giấy, bút, ghim bấm, mực in, các dụng cụ văn phòng phẩm khác.

Thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, máy tính bảng hay laptop; kết nối mạng Internet.

Khối lượng thông tin  lưu trữ 

Tùy vào khối lượng tính chất công việc, khối lượng thông tin sẽ thay đổi. Khi khối lượng thông tin càng lớn đồng nghĩa với chi phí văn phòng phẩm, tiền lương cho nhân viên nhập liệu và sai sót thông tin sẽ càng cao. 

Sử dụng hệ thống không gian làm làm việc công nghệ hiện đại bậc nhất – Azure, với FASF bạn có thể thoải mái lưu trữ dữ liệu mà không cần lo về vấn đề “hết dung lượng”. 

Hiệu quả công việc 

Những sai sót do yếu tố con người trong quá trình nhập liệu sẽ dẫn đến hiệu quả, hiệu suất công việc bị ảnh hưởng. 

Nhanh chóng, chính xác, không giới hạn chính là những yếu tố giúp Factory Smart Forms & Checklists tăng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. 

Bảo mật thông tin 

Khả năng bảo mật thông tin thấp. 

Nếu không được chia sẻ quyền truy cập trước đó, bạn sẽ vượt qua hệ thống bảo mật tuyệt đối của FASF để có thể truy cập và đánh cắp dữ liệu. Điều này là không hề dễ dàng, thế nên tính bảo mật mật của FASF rất cao. 

Chi phí 

Chi phí cho giấy tờ, bút viết, mực in, văn phòng phẩm tính theo tháng/ năm sẽ tạo cho doanh nghiệp một khoản phí rất lớn. 

Có thể chi phí cho lần đầu tư chuyển đổi đầu tiên sẽ khá tốn kém. Vậy nhưng xét về lâu dài, FASF sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm những khoản chi phí không cần thiết đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao. Các chi phí phát sinh hay chi phí duy trì cũng rất thấp. 

Tại sao nên lựa chọn NOIS là đơn vị cùng đồng hành trong quá trình đổi mới doanh nghiệp của bạn

Hậu Covid-19, tiết kiệm nguồn vốn và chi phí là vấn đề  được nhiều doanh nghiệp đặt ra. Việc thực hiện chuyển đổi số vào lúc này tưởng chừng khó khăn và gặp nhiều trở ngại thế nhưng nếu nhìn theo hướng tích cực đây chính là thời điểm thích hợp nhất. Chuyển đổi số vào lúc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các khoản chi phí cho đầu việc và nhân lực không cần thiết. Hỗ trợ và thúc đẩy quá trình phát triển triển doanh nghiệp bền vững.

Với bề dày hoạt động từ những năm 2010 khi công nghệ thông tin bắt đầu phát triển tại Việt Nam, New Ocean Information System NOIS luôn nhanh chóng cập nhật và phát triển các sản phẩm giúp doanh nghiệp phát triển đột phá. Với hơn 70+ khách hàng lớn và những dự án thành công, NOIS tạo nên chất lượng của riêng mình, xứng đáng là “cánh tay nối dài của doanh nghiệp”. Cùng đội ngũ nhân viên tâm huyết vững chuyên môn và sự hỗ trợ từ đối tác Microsoft, NOIS tự tin là người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công!

Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn
Biểu mẫu số dành cho doanh nghiệp. Ảnh: nois.vn

Thực tế ý tưởng biểu mẫu số ra đời có nguồn gốc dựa trên các biểu mẫu truyền thống. Trước đây khi công nghệ chưa phát triển, đa số thông tin dữ liệu được lưu trữ trên các biểu mẫu truyền thống dưới dạng giấy tờ, văn bản.

New Ocean Information System NOIS là công ty có thâm niên hoạt động hơn 12 năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm, giải pháp công nghệ… không có lý do gì để NOIS bỏ qua một nguồn tài nguyên lớn như biểu mẫu số. Đó cũng chính là lý do Factory Smart Forms & Checklists ra đời.

Factory Smart Forms & Checklists là điển hình của một biểu mẫu số tập trung giải quyết các khó khăn và vấn đề “lỗi thời” của doanh nghiệp.