Định nghĩa Form truyền thống và Form điện tử

5/5

Trong công tác tìm kiếm, thu thập và lưu trữ thông tin dữ liệu vai trò của các form (biểu mẫu) truyền thống là không thể phủ định. Thế nhưng theo sự phát triển của thời gian và công nghệ kỹ thuật hiện đại chúng ta dần có những giải pháp lưu trữ tốt hơn và đó là thời đại của form điện tử.

Form truyền thống được dùng để chỉ những biểu mẫu giấy tờ lưu trữ thông tin bằng hình thức thủ công. Thông thường sau khi nhập các thông tin vào form truyền thống, dữ liệu sẽ được đẩy lên lưu trữ trong file Excel.

Cũng dựa trên chức năng lưu trữ thông tin nhưng form điện tử là thành quả của việc ứng dụng công nghệ, giải pháp thông minh giúp giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả, chất lượng. Form điện tử có thể được sử dụng trên bất kỳ nền tảng nào mà bạn mong muốn miễn là bạn có thiết bị điện tử thông minh như điện thoại. máy tính… 

Sự khác nhau giữa form truyền thống và form điện tử. Ảnh: nois.vn

Những form điện tử phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến: Google Form, Form điện tử được phát triển bởi Microsoft, Form Crafts, Form Tools, Form Bakery,… Sẽ thật thiếu sót nếu như bỏ qua Factory Smart Forms & Checklists. Đây là giải pháp công nghệ bao gồm cả chức năng của một form điện tử và một checklist số, hứa hẹn sự bùng nổ công nghệ giúp doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trên chặng đường chuyển đổi số.

Sự khác nhau giữa form truyền thống và form điện tử

Nội dung 

Form truyền thống

Form điện tử 

Đối tượng sử dụng 

Tùy thuộc vào từng ngành nghề, khối lượng thông tin dữ liệu.

Tất cả các ngành nghề, lĩnh vực đều có thể sử dụng form điện tử

Lưu trữ thông tin trên 

Chủ yếu sử dụng giấy, bút, các văn phòng phẩm liên qua.

Phần mềm, app, web… trên các nền tảng điện tử như điện thoại, laptop, máy tính bảng… 

Khối lượng thông tin lưu trữ 

Khối lượng lưu trữ hạn chế. 

Với form điện tử thông tin được lưu trữ trong không gian công nghệ. Bạn có thể lưu trữ khối lượng thông tin vô cùng đồ sộ.

Hiệu suất làm việc  

Quy trình làm việc phụ thuộc rất lớn vào yếu tố con người. Trong quá trình nhập liệu việc sai sót thông tin cũng thường xuyên xảy ra. Bên cạnh đó nếu khối lượng thông tin quá lớn sẽ rất mất thời gian nhập liệu, khả năng chính xác cũng không cao -> Hiệu suất làm việc thấp. 

Form điện tử cho phép người dùng truy cập bất cứ lúc nào với mẫu form đã được lập trình trước (bạn cũng có thể tùy chỉnh form để phù hợp với điều kiện công việc). Dữ liệu được đưa lên form nhanh chóng với độ chính xác cao -> Hiệu suất làm việc cao.

Hiệu suất suất quản lý 

Cần phải qua các cấp nhân viên báo cáo nhà điều hành mới có thể biết được tình trạng làm việc hiện tại. -> Hiệu suất quản lý thấp.

Khi sử dụng form điện tử nhà điều hành chỉ cần sử dụng nhưng thiết bị thông minh để truy cập trực tiếp -> Hiệu suất quản lý cao.

Độ chính xác 

Thấp. Bởi các yếu tố sai lầm do con người gây ra trong qua quá trình vận hành. 

Cao. Các nền tảng form điện tử hiện nay được phát triển bằng trí tuệ nhân tạo, 

Độ bảo mật 

Độ bảo mật thông tin thấp. 

Độ bảo mật thông tin cao. Trong một số trường hợp cần thiết bạn cũng có  thể đặt mật khẩu cho form điện tử của mình. 

Chi phí 

Tính về lâu dài, việc sử dụng form truyền thống gây nên sức ép về chi phí cho doanh nghiệp rất lớn. Form truyền thống chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ kéo theo chi phí về giấy, bút, mực in, ghim bấm… Cùng với đó là khoản lương chi trả cho nhân viên ghi form, nhập liệu. 

Đầu tư cho công nghệ là những khoản đầu tư sinh lời và dài lâu. Chính vì thế có thể lúc đầu khoản chi phí dầu tư sẽ lớn nhưng về sau này sẽ tiết kiệm được cho doanh nghiệp rất nhiều. Chưa kể với những tính năng tuyệt vời mà form điện tử đem lại, điều này là hoàn toàn xứng đáng. 

Factory Smart Forms & Checklists - Form điện tử hỗ trợ doanh nghiệp

Factory Smart Forms & Checklists (FASF) được tạo ra bởi New Ocean Information System là một form điện tử điển hình.  Vậy FASF hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp ra sao? Bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị điện tử thông minh nào như điện thoại, laptop, máy tính bảng… đã được cài đặt FASF và bắt đầu truy cập sử dụng.  Phát triển dựa trên những tính năng đặc trưng nhất của form điện tử cùng với sự nâng cấp, nghiên cứu và tích hợp nhiều tính năng vượt trội từ đội ngũ nhân viên tâm huyết của New Ocean Information System, FASF mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

  • NOIS tiến hành thực hiện dự án dựa trên các tiêu chí, đặc điểm doanh nghiệp đã được bàn bạc trước với đối tác. Vì thế trên hệ thống Factory Smart Forms & Checklists của doanh nghiệp sẽ được lập trình sẵn các biểu mẫu thông dụng, thường xuyên được sử dụng nhiều. 
  • Bạn có thể thay đổi các trường thông tin bên trong biểu mẫu để phù hợp với từng giai đoạn và dự án. 
  • Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo mới hoàn toàn một biểu mẫu khác. Xác định đúng các trường thông tin cần thiết và đẩy dữ liệu lên FASF là bạn đã có ngay một biểu mẫu mới phục vụ cho công việc.
Sự khác nhau giữa form truyền thống và form điện tử. Ảnh: nois.vn
Form điện tử cùng FASF. Ảnh: nois.vn
  • Trong những trường hợp cần thiết phải xuất báo cáo, dữ liệu phục vụ các cuộc họp hay quá trình làm việc với đối tác khách hàng. Nhân viên chỉ cần chọn dữ liệu và nhấn “đề xuất in”. Những báo cáo mà trước đây bạn phải mất hàng giờ để tìm kiếm và tổng hợp, với FASF chỉ cần một thao tác.
  • Phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây Azure và những ứng dụng công nghệ hiện đại bậc nhất từ tài nguyên của NOIS, FASF cho phép người dùng lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ.
  • Hơn hết, đây là giải pháp giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí dài lâu. Nói cách khác là tiết kiệm sức người và sức của. 

FASF làm việc với thông tin doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí bảo mật và an toàn. Chỉ những người được cấp quyền hoặc có liên quan đến dữ liệu đầu việc mới có thể truy cập vào biểu mẫu để điền thông tin hoặc lấy thông tin. Điều này giúp cho cấp trên cũng như nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc và tình hình làm việc của nhân viên. Một số biểu mẫu cần tính bảo mật cao, nếu có đối tượng cố ý truy cập nhiều lần hoặc những dấu hiệu bất thường khác, FASF sẽ lập tức sử dụng hệ thống liên lạc bằng email để thông tin tới các cấp quản lý. Hạn chế tối đa những trường hợp “đánh cắp” dữ liệu có thể xảy ra. Một trong những đối tượng tiếp xúc và làm việc nhiều với các biểu mẫu hay form điện tử chính là nhân viên vận hành thực địa. Được thiết kế với giao diện đơn giản và dễ dùng, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể sử dụng. Tính nhanh chóng và tiện lợi của form điện tử  FASF đã giúp cho quá trình nhập liệu thông tin trở nên đơn giản hơn nhưng lại vô cùng chính xác. Đây thật sự là gói giải pháp công nghệ phù hợp với những doanh nghiệp đang trên chặng đường đổi mới và hiện đại hóa. Đội ngũ nhân viên tâm huyết của New Ocean Information System luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng phát triển FASF theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tại sao nên chọn New Ocean là đơn vị thi công giải pháp

Form điện tử cùng FASF. Ảnh: nois.vn

Trên thị trường công nghệ hiện nay có rất nhiều các đơn vị cung cấp form điện tử sử dụng đa dạng nền tảng như app, web, điện thoại, laptop, online hoặc offline… Tuy nhiên để lựa chọn được form điện tử mang tính chiến lược dài lâu và có thể ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả là điều không hề dễ dàng. New Ocean Information System tự tin là đơn vị với kinh nghiệm hơn 12 năm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn những dự án “đa nhiệm, đa chức năng và đa lợi nhuận”. Vượt ra khỏi những giới hạn của một form điện tử thông thường Factory Smart Forms & Checklists cho thấy tiềm năng to lớn của mình trong việc giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số, đưa doanh nghiệp của bạn bước vào kỷ nguyên công nghệ.

Đánh giá:
5/5

Form truyền thống được dùng để chỉ những biểu mẫu giấy tờ lưu trữ thông tin bằng hình thức thủ công. Thông thường sau khi nhập các thông tin vào form truyền thống, dữ liệu sẽ được đẩy lên lưu trữ trong file Excel. 

form điện tử phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến: Google Form, Form điện tử được phát triển bởi Microsoft, Form Crafts, Form Tools, Form Bakery,… Sẽ thật thiếu sót nếu như bỏ qua Factory Smart Forms & Checklists

Factory Smart Forms & Checklists FASF được tạo ra bởi New Ocean Information System là một form điện tử điển hình.  Vậy FASF hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp ra sao? Bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị điện tử thông minh nào như điện thoại, laptop, máy tính bảng… đã được cài đặt FASF và bắt đầu truy cập sử dụng.