Biểu mẫu số là gì? 

5/5

Biểu mẫu số là cụm từ phổ biến trong rất nhiều ngành nghề và thông thường bạn sẽ dễ bắt gặp biểu mẫu số với những tên gọi khác như Electronic Form hay là E – Form. Hiểu một cách đơn giản, biểu mẫu số (biểu mẫu điện tử) là các form điện tử , tài liệu trực tuyến, form mẫu thông tin được thiết kế nhằm phục vụ quá trình thu thập, xác nhận hay gửi dữ liệu đến các bên liên quan. Hiệu suất công việc theo cách làm này đạt được rất tốt. 

Biểu mẫu số. Ảnh: nois.vn

Biểu mẫu số là phiên bản được lập trình trên tablet thay thế biểu mẫu giấy, file exel hàng  ngày của bạn, nhưng thông minh hơn nhiều. Với một số người, biểu mẫu điện tử có thể sẽ khó thực hiện, nhưng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mọi thứ lại trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể nhanh chóng thành thạo tất cả các thao tác chỉ qua vài lần sử dụng.

Khi sử dụng biểu mẫu số , bạn có thể dễ dàng tạo ra bất kỳ loại biểu mẫu nào và dễ dàng chia sẻ trực tuyến với cộng sự của mình. Trong từng ngành nghề, công việc khác nhau, biểu mẫu điện tử được sử dụng dưới các hình thức và công dụng khác nhau. 

Lợi ích có được khi sử dụng biểu mẫu số

Không phải ngẫu nhiên mà biểu mẫu số lại “thắng thế” khi được so sánh với biểu mẫu giấy truyền thống. Cùng xem những lợi ích mà bạn và doanh nghiệp sẽ có khi sử dụng biểu mẫu số nhé! 

Giải pháp quản lý trong thời đại chuyển đổi số. Ảnh: nois.vn

✅ Đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn: Nhờ biểu mẫu điện tử, mọi quy trình trong công việc được giải quyết nhanh hơn nhờ khả năng tự động hóa của nó.

✅ Khả năng bảo mật cao: Nếu biểu mẫu giấy hoặc file exel khiến bạn khó khăn trong việc bảo mật, thì biểu mẫu điện tử sẽ là giải pháp cho bạn. Electronic Form sẽ giảm thiểu tất cả các trường hợp thất lạc hay bị mất.

✅ Dễ dàng truy cập và sử dụng trên nhiều thiết bị và nhiều hệ điều hành khác nhau: checklist điện tử cho phép người dùng truy cập trên nhiều thiết bị (điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, tablet), trên nhiều hệ điều hành khác nhau (Android, IOS, Windows 10).

✅ Dễ dàng chỉnh sửa, thêm ghi chú: Các loại biểu mẫu truyền thống luôn khiến người dùng phải tốn nhiều tâm sức cho việc thiết kế lại mỗi lần chỉnh sửa. Nhưng biểu mẫu điện tử sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề ấy với khả năng chỉnh sửa trực tuyến thông minh. Và như vậy, tất cả mọi người đều có thể sử dụng mà không cần đến bất kì kiến thức nào về lập trình. 

✅ Tiết kiệm thời gian: Với tất cả những tính năng vượt trội của mình, checklist điện tử dễ dàng giải quyết mọi công việc với tốc độ nhanh chóng và dễ dàng.

✅ Đối với người gửi biểu mẫu: Công việc sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng và chuyên nghiệp. Họ không cần phải mất thời gian chỉnh sửa hay vận chuyển. Như vậy, ta không cần phải gặp mặt trực tiếp với cộng sự của mình nhưng vẫn đảm bảo tiến trình công việc. Không chỉ vậy, người gửi biểu mẫu có thể dễ dàng nhận được phản hồi một cách nhanh chóng qua email. 

✅ Với những ưu điểm ấy, biểu mẫu số dường như đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho mọi doanh nghiệp và tổ chức.

Biểu mẫu số. Ảnh: nois.vn

New Ocean Information System cùng gói giải pháp Factory Smart Forms & Checklists

Không chỉ là một công ty chuyên cung cấp các phần mềm, ngay từ ngày đầu thành lập New Ocean Information System (NOIS) đã xác định mục tiêu, sứ mệnh của mình là “những cánh tay nối dài của doanh nghiệp”. Đưa doanh nghiệp Việt Nam vươn xa hơn trên chặng đường kinh tế và công nghệ thế giới. 2010 là năm đánh dấu cột mốc NOIS xuất hiện trên thị trường, trong suốt 12 năm hoạt động sau đó NOIS đã nỗ lực hết mình đem đến các phần mềm, giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số, hiện đại hóa công nghệ. Hơn 70+ đối tác là hơn 70 dự án công nghệ được New Ocean Information System triển khai phát triển trên các nền tảng tài nguyên công nghệ của công ty. Điển hình là nền tảng đám mây Azure (được cung cấp bởi Microsoft). Các giải pháp công nghệ gây được tiếng vang có thể kể đến:

Những giải pháp kể trên là tiêu biểu cho các tài nguyên công nghệ của NOIS. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, hình thức kinh doanh, mặt hàng sản phẩm… New Ocean Information System sẽ nghiên cứu giải pháp công nghệ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Sử dụng dịch vụ tại NOIS cùng nền tảng Power BI cho phép khách hàng dễ dàng:

  • Inventory Management (Quản lý hàng tồn kho)
  • Order Management (Quản lý đơn hàng)
  • Order Fulfillment  (Thực hiện đơn hàng)
  • Google Analytic Report  (Báo cáo phân tích Google)
  • Text Analytic Report (Báo cáo phân tích văn bản)

Dự án công nghệ gần đây nhất được nghiên cứu phát triển là Factory Smart Forms & Checklists (FASF). Trong suốt 2 năm nền kinh tế gặp nhiều biến chuyển do tác động của dịch bệnh Covid-19, NOIS vẫn không ngừng phát triển các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số, tiết kiệm và phục hồi doanh nghiệp hậu Covid-19. Vượt qua giới hạn của một biểu mẫu số và checklist số thông thường, FASF là giải pháp công nghệ vượt trội, toàn diện và đầy tiềm năng. 

Factory Smart Forms & Checklists hiện đại hóa quy trình làm việc ra sao 

Quy trình làm việc thủ công với các biểu mẫu, giấy tờ, văn bản viết tay đã quá quen thuộc và “lỗi thời”. Ở quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể những vấn đề do cách làm việc này đem lại chưa quá ảnh hưởng và bất cập. Tuy nhiên khi nói đến các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp định hướng phát triển chuyển đổi số, cách thức làm việc truyền thống tồn tại rất nhiều vấn đề. Nói cách khác, đây chính là “lối mòn” cho doanh nghiệp trong thời đại cách mạng 4.0 đang và sẽ tiếp tục bùng nổ. 

Factory Smart Forms & Checklists hiện đại hóa quy trình làm việc doanh nghiệp từ những việc nhỏ nhất, mở ra không gian làm việc đầy tính khoa học và công nghệ. 

✅ Tiết kiệm tiềm năng, tiết kiệm chi phí giấy tờ và thời gian tạo báo cáo.

✅ Nâng cao khả năng quản lý,  kiểm soát tổng thể rõ ràng cho tất cả các quy trình sản xuất

✅ Tiến hành số hóa, loại bỏ thủ tục giấy tờ checklist, file exel. Do đó, giảm khả năng mắc lỗi của con người.

✅ Giám sát thời gian làm việc thực của máy móc, có thể truy cập dữ liệu cần thiết trên cơ sở thời gian thực, hỗ trợ cho việc ra quyết định khẩn cấp.

✅ Dễ dàng cho nhân viên quản lý và kiểm soát dữ liệu và danh sách kiểm tra.

✅ Tất cả dữ liệu và danh sách kiểm tra sẽ được lưu trên một máy chủ và được liệt kê theo ngày, loại, người gửi… độ ổn định và chính xác

✅ Loại bỏ khối lượng công việc và tiết kiệm thời gian 80-90% cho người điều hành, người phê duyệt, người giám sát và người quản lý

✅ Người quản lý có thể xem tất cả dữ liệu theo thời gian thực bằng cách sử dụng ứng dụng trang web, bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu. Báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

So sánh giữa biểu mẫu số và biểu mẫu truyền thống

Nội dung

✅ Biểu mẫu truyền thống

✅ Biểu mẫu số Factory Smart Forms & Checklists

Nền tảng sử dụng 

➡ Biểu mẫu truyền thống được thể hiện dưới các form trên giấy tờ. Sau khi hoàn tất công tác thu thập trên giấy sẽ tiến hành đẩy thông tin lên các file Excel.

Factory Smart Forms & Checklists sử dụng nền tảng điện toán đám mây Azure làm hệ thống nguồn. Bạn chỉ cần truy cập vào phần mềm FASF được tích hợp sẵn trên thiết bị để bắt đầu sử dụng. 

Thiết bị/ Công cụ hỗ trợ 

➡ Giấy, bút, ghim bấm, mực in, các dụng cụ văn phòng phẩm khác.

➡ Thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, máy tính bảng hay laptop; kết nối mạng Internet.

Khối lượng thông tin  lưu trữ 

➡ Tùy vào khối lượng tính chất công việc, khối lượng thông tin sẽ thay đổi. Khi khối lượng thông tin càng lớn đồng nghĩa với chi phí văn phòng phẩm, tiền lương cho nhân viên nhập liệu và sai sót thông tin sẽ càng cao. 

➡ Sử dụng hệ thống không gian làm làm việc công nghệ hiện đại bậc nhất – Azure, với FASF bạn có thể thoải mái lưu trữ dữ liệu mà không cần lo về vấn đề “hết dung lượng”. 

Hiệu quả công việc 

➡ Những sai sót do yếu tố con người trong quá trình nhập liệu sẽ dẫn đến hiệu quả, hiệu suất công việc bị ảnh hưởng. 

➡ Nhanh chóng, chính xác, không giới hạn chính là những yếu tố giúp Factory Smart Forms & Checklists tăng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. 

Bảo mật thông tin 

➡ Khả năng bảo mật thông tin thấp. 

➡ Nếu không được chia sẻ quyền truy cập trước đó, bạn sẽ vượt qua hệ thống bảo mật tuyệt đối của FASF để có thể truy cập và đánh cắp dữ liệu. Điều này là không hề dễ dàng, thế nên tính bảo mật mật của FASF rất cao. 

Chi phí 

➡ Chi phí cho giấy tờ, bút viết, mực in, văn phòng phẩm tính theo tháng/ năm sẽ tạo cho doanh nghiệp một khoản phí rất lớn. 

➡ Có thể chi phí cho lần đầu tư chuyển đổi đầu tiên sẽ khá tốn kém. Vậy nhưng xét về lâu dài, FASF sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm những khoản chi phí không cần thiết đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao. Các chi phí phát sinh hay chi phí duy trì cũng rất thấp. 

Tại sao nên chọn New Ocean IS là đơn vị hợp tác thi công giải pháp

Không chỉ riêng tại Việt Nam, từ nhiều năm nay chuyển đổi số đã trở thành định hướng phát triển toàn cầu. Dù sớm hay muộn, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục tồn tại và phát triển, nhà lãnh đạo nên có kế hoạch chuyển đổi số phù hợp với khả năng và tình hình tài chính doanh nghiệp. Mọi sự thay đổi phải đi lên từ những điều cơ bản nhất, ở đây biểu mẫu số chính là một ví dụ điển hình. Hãy để New Ocean Information System cùng đồng hành với doanh nghiệp của bạn trên chặng đường chuyển đổi số, hướng đến phong cách làm việc khoa học, hiện đại với những sản phẩm mang hơi thở giá trị công nghệ.

Biểu mẫu số. Ảnh: nois.vn

✅ Hiểu một cách đơn giản, biểu mẫu số (biểu mẫu điện tử) là các form điện tử , tài liệu trực tuyến, form mẫu thông tin được thiết kế nhằm phục vụ quá trình thu thập, xác nhận hay gửi dữ liệu đến các bên liên quan. Hiệu suất công việc theo cách làm này đạt được rất tốt. ✅

✅ Đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn: Nhờ biểu mẫu điện tử, mọi quy trình trong công việc được giải quyết nhanh hơn nhờ khả năng tự động hóa của nó.

✅ Khả năng bảo mật cao: Nếu biểu mẫu giấy hoặc file exel khiến bạn khó khăn trong việc bảo mật, thì biểu mẫu điện tử sẽ là giải pháp cho bạn. Electronic Form sẽ giảm thiểu tất cả các trường hợp thất lạc hay bị mất.

✅ Dễ dàng truy cập và sử dụng trên nhiều thiết bị và nhiều hệ điều hành khác nhau: checklist điện tử cho phép người dùng truy cập trên nhiều thiết bị (điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, tablet), trên nhiều hệ điều hành khác nhau (Android, IOS, Windows 10).

Không chỉ riêng tại Việt Nam, từ nhiều năm nay chuyển đổi số đã trở thành định hướng phát triển toàn cầu. Dù sớm hay muộn, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục tồn tại và phát triển, nhà lãnh đạo nên có kế hoạch chuyển đổi số phù hợp với khả năng và tình hình tài chính doanh nghiệp. Mọi sự thay đổi phải đi lên từ những điều cơ bản nhất, ở đây biểu mẫu số chính là một ví dụ điển hình. Hãy để New Ocean Information System cùng đồng hành với doanh nghiệp của bạn trên chặng đường chuyển đổi số, hướng đến phong cách làm việc khoa học, hiện đại với những sản phẩm mang hơi thở giá trị công nghệ.